Digital Agency organiseert met VOGSY een 'single source of engagement', voor meer impact
Een snelgroeiend digitaal marketingbureau was de afgelopen 10 jaar gegroeid van een klein bedrijf met 5 werknemers tot meer dan 35 werknemers. Het doel van het bedrijf was om te blijven groeien, maar om dat te doen, moesten ze een beter kosten- en financieel beheer genereren door de tijd- en kostentoewijzing te verbeteren, facturering, de meest winstgevende klanten te identificeren, de prijzen van projecten en servicevoorstellen en cashflowbeheer.
Het verhaal van een Digital Agency
Naarmate het bedrijf groeide, voegden ze op verschillende tijdstippen nieuwe systemen toe om verschillende bedrijfsprocessen te beheren. Ze gebruikten verschillende systemen om de volgende bedrijfsprocessen te beheren:
Accountbeheer
Klantendatabase
Workflow orderboekingssysteem
Verkoop / offertebeheer
Projectmanagement voor dienstverlening
Klantenservice
Interne berichten / communicatie
eMarketing
Spreadsheets om gegevens over systemen te compileren
Omdat er meerdere systemen werden gebruikt, was er geen enkel geïntegreerd bedrijfsbeheersysteem waarmee ze een holistisch beeld konden krijgen van een klantbetrokkenheid en bijbehorende bedrijfsprocessen. Vaak was de gezondheid van een opdracht niet volledig bekend totdat deze was afgerond.
De uitdaging voor het Digital Agency
De uitdaging voor het Digital Agency bestond eruit de volgende doelstellingen te realiseren:
Elimineer dubbele gegevensinvoer in meerdere systemen
Stroomlijn de facturering en debiteuren beheer
Heb één centrale opslagplaats voor klantinformatie
Realisatie kosten volgen tegen budgetten
Zorg voor zichtbaarheid van prestaties tegen KPI's
Vanuit het perspectief van Digital Agency zou een geïntegreerd performance dashboard een essentieel element zijn om de belangrijkste resultaten te meten om het bedrijf te verbeteren en te laten groeien.
Mark van Leeuwen, CEO VOGSY
VOGSY als oplossing
VOGSY, een geheel nieuwe benadering voor het beheer van professionele services, voldeed aan alle vereisten van het bedrijf. VOGSY Professional Services Automation Platform richt zich op bedrijfsresultaten en biedt procesondersteuning en key performance indicators (KPI's) voor elke afdeling die verband houdt met de verkoop, levering en inning van vergoedingen voor professionele services. Het is gebouwd op het Google-platform om te profiteren van alle tools, mogelijkheden, schaalbaarheid en beveiliging die Google biedt.
VOGSY maakt gebruik van de G Suite kantoor- en samenwerkingsproducten van Google en biedt PSO's een end-to-end, eenvoudige en geavanceerde PSA-oplossing (Professional Services Automation) die alle kerngebieden in PSO's beheert:
CRM
Offertes en SOW's op basis van Draft Project Plans
Beheer marges, pijplijn en voorspellingen
Updates en alerts voor klanten en projecten
PROJECT MANAGEMENT
Project-, resource- en budgetplanning
Teamsamenwerking & documentbeheer
Mijlpalen, resultaten en activiteiten
TIJD SCHRIJVEN EN ONKOSTEN
Slimme, vooraf ingevulde urenstaten
Stopwatch voor het bijhouden van de bestede tijd
Kotendeclaraties op je mobiel invoeren
Meldingen en goedkeuring op elk apparaat
RESOURCE MANAGEMENT
Heatmaps voor factureerbaarheid en beschikbaarheid
Matching van rollen en vaardigheden
Geautomatiseerde suggesties voor middelen
FINANCE AND BILLING
Rekeningschema, bedrijfs-winst- en verliesrekening
KPI’s
Geautomatiseerde facturering met flexibele schema's
24/7 realtime rapportage
DATA EN INZICHTEN
Realtime verkoop-, klant-, project- en gebruiksstatistieken
Configureerbare KPI-kaarten
Omzet, prestaties, winst- en verliesrekening - altijd en overal
ACTIVITY FEEDS EN SAMENWERKING
Updates over opportunities, project gebeurtenissen en meer
‘Mijn activiteiten vandaag’ & ‘Mijn goedkeuringen’
Chat & commentaar in context
“VOGSY heeft ons geholpen onze analyse opnieuw op te starten, irrelevante oude statistieken te elimineren en een volledig overzicht van onze bedrijfsgegevens te bieden. Het heeft ons hele rapportageproces vereenvoudigd en ons in staat gesteld ons te concentreren op de KPI's die er het meest toe doen,” aldus Atkins. “Door zoveel processen te automatiseren en dit inzicht aan het team te bieden, kunnen realtime beslissingen worden genomen en kunnen we onze onderneming vooruit helpen”.
Waarom VOGSY? Ge-engageerd, bevrijd van administratieve lasten en blijven groeien
De VOGSY-oplossing voldeed aan alle vereisten van het bureau en zelfs een paar extra. Ze ontdekten dat ze de meeste van hun bestaande systemen konden elimineren, een paar met VOGSY konden integreren en VOGSY de enige bron van ‘engagement’ voor het hele bedrijf konden maken. Het management heeft nu bruikbare inzichten verkregen in de gezondheid en winstgevendheid van het bedrijf, terwijl het de teams heeft bevrijd van administratieve lasten, zodat ze hun klanten meer waarde kunnen bieden.
Ivar Davids,
Managing Partner van Kirkman Company
"Het resultaat van invoering van VOGSY bij Kirkman Company is dat er nu sprake van een maximaal zelfbewustzijn en we niet meer wachten op reports of het opstellen daarvan. Er zijn zeer korte doorlooptijden en iedereen heeft meer ownership van het belangrijkste dat we samen doen een dat is zorgen dat we succesvolle resultaten voor onze klanten tot stand brengen".
