VOGSY Partner,  Advanced Zoho en Google Cloud Partner

Digital Agency organiseert met VOGSY een 'single source of engagement', voor meer impact 

Een snelgroeiend digitaal marketingbureau was de afgelopen 10 jaar gegroeid van een klein bedrijf met 5 werknemers tot meer dan 35 werknemers. Het doel van het bedrijf was om te blijven groeien, maar om dat te doen, moesten ze een beter kosten- en financieel beheer genereren door de tijd- en kostentoewijzing te verbeteren, facturering, de meest winstgevende klanten te identificeren, de prijzen van projecten en servicevoorstellen en cashflowbeheer.




Het verhaal van een Digital Agency

Naarmate het bedrijf groeide, voegden ze op verschillende tijdstippen nieuwe systemen toe om verschillende bedrijfsprocessen te beheren. Ze gebruikten verschillende systemen om de volgende bedrijfsprocessen te beheren:

  • Accountbeheer

  • Klantendatabase

  • Workflow orderboekingssysteem

  • Verkoop / offertebeheer

  • Projectmanagement voor dienstverlening

  • Klantenservice

  • Interne berichten / communicatie

  • eMarketing

  • Spreadsheets om gegevens over systemen te compileren

Omdat er meerdere systemen werden gebruikt, was er geen enkel geïntegreerd bedrijfsbeheersysteem waarmee ze een holistisch beeld konden krijgen van een klantbetrokkenheid en bijbehorende bedrijfsprocessen. Vaak was de gezondheid van een opdracht niet volledig bekend totdat deze was afgerond.

De uitdaging voor het Digital Agency

De uitdaging voor het Digital Agency bestond eruit de volgende doelstellingen te realiseren:

  • Elimineer dubbele gegevensinvoer in meerdere systemen

  • Stroomlijn de facturering en debiteuren beheer 

  • Heb één centrale opslagplaats voor klantinformatie

  • Realisatie kosten volgen tegen budgetten

  • Zorg voor zichtbaarheid van prestaties tegen KPI's

Vanuit het perspectief van Digital Agency zou een geïntegreerd performance dashboard een essentieel element zijn om de belangrijkste resultaten te meten om het bedrijf te verbeteren en te laten groeien.

“VOGSY is alles wat u nodig heeft om uw dienstenbedrijf te runnen van offerte totdat het geld op uw rekening staat. In tegenstelling tot traditionele PSA-oplossingen stellen we de professional centraal in de technologie. VOGSY is uw enige bron van ‘engagement’ voor alles wat u nodig hebt om de gewenste resultaten voor uw klanten en voor uw eigen bedrijf te genereren. ” 

Mark van Leeuwen, CEO VOGSY

VOGSY als oplossing

VOGSY, een geheel nieuwe benadering voor het beheer van professionele services, voldeed aan alle vereisten van het bedrijf. VOGSY Professional Services Automation Platform richt zich op bedrijfsresultaten en biedt procesondersteuning en key performance indicators (KPI's) voor elke afdeling die verband houdt met de verkoop, levering en inning van vergoedingen voor professionele services. Het is gebouwd op het Google-platform om te profiteren van alle tools, mogelijkheden, schaalbaarheid en beveiliging die Google biedt.


VOGSY maakt gebruik van de G Suite kantoor- en samenwerkingsproducten van Google en biedt PSO's een end-to-end, eenvoudige en geavanceerde PSA-oplossing (Professional Services Automation) die alle kerngebieden in PSO's beheert: 

CRM

  • Offertes en SOW's op basis van Draft Project Plans

  • Beheer marges, pijplijn en voorspellingen

  • Updates en alerts voor klanten en projecten

PROJECT MANAGEMENT

  • Project-, resource- en budgetplanning

  • Teamsamenwerking & documentbeheer

  • Mijlpalen, resultaten en activiteiten

TIJD SCHRIJVEN EN ONKOSTEN 

  • Slimme, vooraf ingevulde urenstaten

  • Stopwatch voor het bijhouden van de bestede tijd

  • Kotendeclaraties op je mobiel invoeren

  • Meldingen en goedkeuring op elk apparaat

RESOURCE MANAGEMENT

  • Heatmaps voor factureerbaarheid en beschikbaarheid

  • Matching van rollen en vaardigheden

  • Geautomatiseerde suggesties voor middelen

FINANCE AND BILLING

  • Rekeningschema, bedrijfs-winst- en verliesrekening

  • KPI’s 

  • Geautomatiseerde facturering met flexibele schema's

  • 24/7 realtime rapportage 


DATA EN INZICHTEN

  • Realtime verkoop-, klant-, project- en gebruiksstatistieken

  • Configureerbare KPI-kaarten

  • Omzet, prestaties, winst- en verliesrekening - altijd en overal

ACTIVITY FEEDS EN SAMENWERKING

  • Updates over opportunities, project gebeurtenissen en meer

  • ‘Mijn activiteiten vandaag’ & ‘Mijn goedkeuringen’

  • Chat & commentaar in context

“VOGSY heeft ons geholpen onze analyse opnieuw op te starten, irrelevante oude statistieken te elimineren en een volledig overzicht van onze bedrijfsgegevens te bieden. Het heeft ons hele rapportageproces vereenvoudigd en ons in staat gesteld ons te concentreren op de KPI's die er het meest toe doen,” aldus Atkins. “Door zoveel processen te automatiseren en dit inzicht aan het team te bieden, kunnen realtime beslissingen worden genomen en kunnen we onze onderneming vooruit helpen”.

Waarom VOGSY? Ge-engageerd, bevrijd van administratieve lasten en blijven groeien

De VOGSY-oplossing voldeed aan alle vereisten van het bureau en zelfs een paar extra. Ze ontdekten dat ze de meeste van hun bestaande systemen konden elimineren, een paar met VOGSY konden integreren en VOGSY de enige bron van ‘engagement’ voor het hele bedrijf konden maken. Het management heeft nu bruikbare inzichten verkregen in de gezondheid en winstgevendheid van het bedrijf, terwijl het de teams heeft bevrijd van administratieve lasten, zodat ze hun klanten meer waarde kunnen bieden.

Download Klantcase (PDF, Nederlands)
Download Customer Case (PDF, English)

Ivar Davids, 
Managing Partner van Kirkman Company 

"Het resultaat van invoering van VOGSY bij Kirkman Company is dat er nu sprake van een maximaal zelfbewustzijn en we niet meer wachten op reports of het opstellen daarvan. Er zijn zeer korte doorlooptijden en iedereen heeft meer ownership van het belangrijkste dat we samen doen een dat is zorgen dat we succesvolle resultaten voor onze klanten tot stand brengen". 

Neem contact met me op over invoering van VOGSY