VOGSY zorgt voor automatische facturering en zorgt ervoor dat de geschreven uren overeenkomen met de work-break-down waarop je klant het OK gegeven heeft. Uren die op de timesheet zijn goedgekeurd, komen automatisch op de factuur voor je projecten aan je klant terecht. Dus geen gedoe meer van matching van uren met taken, activiteiten of deliverables of opnieuw invoeren van uren op project deliverables. Met VOGSY beschik je over automatische, foutloze facturering en een ultra korte factuurrun.
Alerts en goedkeuringsproces
Het ´quote-to-cash´ proces is als een estafetterace. Facturering begint vóór dat de factuur-runs gedraaid worden. Alerts zorgen ervoor dat teams hun uren op tijd ingeven en managers dragen zorg voor de goedkeuring van de timesheets.
Concept-facturen worden verzonden aan de juiste managers ('approvers') en alerts worden proactief verstuurd om hen te herinneren aan hun taak.
Je factuur maak je op in Docs of Word
VOGSY templates voor facturen zijn gemakkelijk op te maken en te wijzigen in Google Docs of Word. Je definieert het detailniveau dat nodig is en VOGSY zorgt voor de rest en maakt je factuur op zoals bedoeld, met het juiste detailniveau. Na goedkeuring wordt de factuur als pdf verstuurd via Gmail of Microsoft Outlook naar het juiste contact.
Integraties boekhoudpakketten en ERP
VOGSY voorziet in tweeweg integraties met vooraanstaande boekhoudpakketten als Quickbooks, Xero, Exact Online en Twinfield. Of het nu gaat om het creëren van een post als debiteuren of crediteuren voor een nieuwe factuur, het ontvangen van betaalinformatie of het synchroniseren van 'vendor accounts payable' of zelfs volledige winst en verlies rekeningen. Ook integreert VOGSY met ERP zoals Sage. VOGSY managet de integraties met ERP zelf, laat ons weten met welk ERP jij wilt integreren.
Vaste prijs, regie, retainers, abonnementen en elke mix
Retainers, abonnementen, aanbetalingen, afbetalingen of eenvoudige tijd gebaseerde facturen. Dat is mogelijk in VOGSY, accuraat en zonder verlies van automatisering. Heb je een mix afgesproken in een project? Geen probleem. Eenvoudige facturatieschema's stellen je in staat om data in te stellen, bedragen en omschrijvingen voor alles wat je in de toekomst automatisch zou willen factureren. Ook kan je elk moment een 'one-off' factuur sturen, als je dat hebt afgesproken met je opdrachtgever.
Vendor re-invoices en onkosten
Of je er nu wel of niet een opslag op doet, diensten van derden of projectinkopen moeten zo vlot mogelijk worden betaald, al was het maar om te voorkomen dat 'vendors' ongelukkig worden of dat je in een slechte onderhandelingssituatie belandt. VOGSY zorgt voor het boeken van inkoopfacturen, het tracken van je project budget en doorfacturering. Hebben je professionals kosten gemaakt ('onkosten') dan kan je die gemakkelijk met je mobiel verwerken (foto van de bon maken, vermelden om welk project het gaat) en ze komen op de factuur voor je klant.
Flexibiliteit in klantvoorwaarden, kortingen, belasting en currency
Verschillende klanten vragen verschillende dingen. Zoals het percentage belasting op de factuur en betaalcondities. Dit zet je eenvoudig op in VOGSY, op klantniveau. Ook kan je kortingen toepassen in een klantproject of de betaalconditie voor een project wijzigen.
Als je internationale klanten hebt, kan je de klant factureren in de gewenste currency. Facturen luiden in die munteenheid terwijl de project resultaten in je eigen basis currency worden getoond.
