Office versus CRM

05-07-2019 13:37 Reactie(s) Door Hans van der Linden

"Wat is er mis met het gebruik van Office (MS Office of G Suite) om mijn contacten bij te houden?" Dit is een veelgesteld vraag.


"Ik heb al een Office pakket gekocht, moet ik meer geld uitgeven en nieuwe software leren, wat levert het mij op?"


Weet dat de database van je klanten een van de meest waardevolle bezittingen is van een onderneming. Iedere software heeft een doel, Office (of een papieren Rolodex) gebruiken om je adressen te organiseren is als een brief schrijven in een spreadsheet programma. Het kan, het werkt, maar er zijn betere manieren om een brief te schrijven.


Een Office programma is ontwikkeld als een e mailprogramma met een adressenlijst om het gebruikers gemakkelijk te maken. De Office agenda is prima voor het organiseren van je eigen tijd, maar is niet geschikt voor het analyseren van je relaties. Alles in een Office programma gaat alleen over de gebruiker.

Waarom is CRM beter?

Customer Relation Management (CRM) software is gemaakt om klanten te volgen en de interacties met klanten vast te leggen. Wanneer je in Office moet opzoeken wanneer je het laatst gesproken hebt met een belangrijke relatie moet je zoeken op tijd en terug scrollen om dit te vinden. Office is gemaakt om je tijd te organiseren, niet je relaties.

In een CRM zoek je wel naar je relatie en alle informatie is direct beschikbaar (360 graden beeld). Alle basis informatie en alle data, die jij belangrijk vindt, is direct in beeld. De gehele historie en alle geplande acties zijn in één scherm zichtbaar. Wanneer je een email wilt sturen, kan dat direct en ook deze email wordt weer in CRM getoond. Ook zijn de verkoopkansen zichtbaar waarmee anderen in je team bezig zijn.


In CRM zijn gedeelde agenda's beschikbaar. Acties die als afgerond worden gemarkeerd blijven zichtbaar in CRM als onderdeel van de historie met de klant. Ook kan je door de historie zoeken,  bijvoorbeeld: wanneer heb ik met deze klant gesproken over dat specifiek project. Probeer dit maar eens te zoeken in een Office omgeving. In Office is er geen mechanisme waarmee je activiteiten gekoppeld aan contacten kunt afsluiten. Op welke wijze kun je weten welke zaken nog open staan en welke zaken achter lopen, zonder dat er notificatie pop-ups verschijnen zodra je Office aanzet en deze negeert omdat het er te veel zijn.

Welk CRM?

Welk CRM systeem komt in aanmerking. Kijk in ieder geval naar Zoho. Dit is een van de meest eenvoudige in gebruik met een zeer milde prijsstelling. Zoho CRM is er al sinds 2003 en er zijn miljoenen gebruikers die iedere dag met plezier met Zoho CRM werken. Zoho is op ieder apparaat te gebruiken, laptop, tablet, telefoon. Op de telefoon en tablet met een off-line functie. Zoho CRM geeft je toegang tot je contacten en agenda wanneer en waar je ze nodig hebt om je te helpen geen klant meer te vergeten en op deze wijze betere relaties met hen aan te gaan.

Welke CRM systeem je ook kiest, het is belangrijk te weten dat je klantendatabase één van de waardevolste bezittingen is van je bedrijf. Gebruik van een CRM systeem zoals dat van Zoho is het waard. Het is de manier waarop succesvolle bedrijven de meeste waarde creëren met hun relaties.

Probeer 15 dagen lang gratis Zoho CRM
Deel -