GeeFirm - Blog , VOGSY blogs

Waarom projectmanagers de marge moeten bewaken

Wed, 02 Nov 2022 23:40:17 +0100

Facturen sturen is van het project, niet van finance

In menig bureau worden de facturen voor een project door de boekhoud afdeling gemaakt en verstuurd. Daar is op zich niet veel mee mis. Belangrijk is dat de projectmanager ownership heeft over de financiën van een project, zodat deze persoon in staat is het rendement van een project te beïnvloeden.

Real time inzicht in de projectmarge met VOGSY

Een project moet ook jou als aanbieder geld opleveren. Wie bewaakt dat?

Projecten zijn er in velerlei vorm. De kern is dat je als aanbieder de verplichting aangaat binnen een overeengekomen tijdsbestek een overeengekomen resultaat te leveren. Daarvoor is de projectmanager verantwoordelijk. Ofwel: tijdlijnen halen, de kwaliteit leveren die gevraagd wordt binnen het overeengekomen budget. En als het om regie projecten gaat, manage je in de praktijk toch ook een verwachting van de klant dat het project binnen de afgegeven 'estimate' wordt gerealiseerd. Maar hoe werkt dit in de praktijk en waarom moet een projectmanager verantwoordelijk zijn voor de marge op een project?

Sturen op uren realisatie is niet genoeg

Een project structureer je in uit te voeren activiteiten om het beoogde resultaat te bereiken Zo kan je dealen met dynamiek in het project en resources alloceren aan de project activiteiten. Dit is een hoofdtaak van de projectmanager. Deze moet daarvoor voortdurend afstemmen met de opdrachtgever en met het projectteam. Het resultaat daarvan is een Work Breakdown Structure, aan de hand waarvan het project resultaat wordt gerealiseerd.

Dit is geen statisch gegeven maar is telkens aan te passen gedurende het project. Het vereist ook dat de inzet van mensen wordt aangepast aan de nieuwste inzichten in afhankelijkheden en mogelijkheden om het project resultaat te realiseren.

Ben je voor het budget een aantal uren overeengekomen met je klant, dan ook heb je als projectmanager de opdracht om vanuit een heldere structuur in je project te werken. Sturen op de gerealiseerde uren versus budget is niet genoeg om het beoogde resultaat te realiseren.

Beter financieel managen

Actief bewaken van de project marge is vereist

Als projectteam wil je uiteraard bijdragen aan een goed resultaat voor je opdrachtgever, maar je wilt ook je eigen organisatie gezond houden door een goede marge op je project te realiseren.

In de praktijk vindt sturing daarop beperkt plaats en komt het daadwerkelijke resultaat op een project vaak niet in beeld of slechts achteraf. En dan heb je er niks meer aan want dan is het project klaar.

Het is dus belangrijk dat de projectmanager inzicht heeft in de marge van het project en daarop kan sturen. Zo kan deze het project qua contractering opdelen in 'fixed price' elementen, inzet van bepaalde, hoog gekwalificeerde adviseurs met dito hoog tarief en de prioriteiten zo verschuiven in de uitvoering dat het voor de uitvoerder gunstig uitvalt. Of junioren taken laten uitvoeren die evenzo gekwalificeerd zijn als senioren - die uiteraard toezicht houden - waarmee een tariefvoordeel en daarmee marge voordeel kan worden behaald.

Work Breakdown Structure

De projectmanager als chef facturatie

De projectmanager bepaalt wat er in het project gebeurt en deze is voor het resultaat en de inzet van resources verantwoordelijk.

Een project begint daarom niet alleen met een overeenkomst met de klant, maar ook met een structurering van het project in een 'work-break-down' structure, die vervolgens de activiteiten en inzet bepaalt van mensen en eventuele inkoop op het project.

Wanneer de projectmanager vanaf het begin van het project ook de realisatie van de marge op het project ziet en kan volgen, stuurt deze telkens bij in de richting van de beoogde marge.

Daarvoor is nodig dat de projectmanager het budget bewaakt, facturen bepaalt en inzicht heeft in het gerealiseerde rendement op het project.

Het liefst heb je dit inzicht realtime, zodat je altijd op de hoogte bent van de prestatie die je team levert - niet alleen voor je klant - maar ook voor je eigen firma.

VOGSY prestatiemonitoring

Gemakkelijk opschalen met VOGSY

Wed, 13 Jul 2022 00:58:49 +0200

DiUs schaalt op met ERP software van VOGSY

DiUS is een Australisch adviesbureau voor productontwikkeling dat gespecialiseerd is in het inzetten van opkomende technologie om moeilijke problemen op te lossen, nieuwe ideeën op de markt te brengen en bedrijfsmodellen te ‘disrupten’. Het 160 sterke, groeiende team bedient klanten variërend van Startups tot Enterprises. DiUS heeft ook hun eigen startups, waarvan Datarock er één is.

Lees de klantcase

De uitdaging. Een volwassen leverancier vinden voor het middensegment

Volgens Emma Crowl, CFO bij DiUS, is het door de jaren heen een grote uitdaging geweest om de juiste softwareoplossing te vinden die is ontworpen voor de middenmarkt. Als het gaat om ERP- en financiële software, was er meestal software die is ontworpen voor kleine bedrijven of voor grote bedrijven met niet veel in het midden.

Op het moment dat een bedrijf klaar is om op te schalen van een klein bedrijf, veranderen de behoeften van het bedrijf, worden ze volwassen en worden ze complexer.

Everything connected in je hele bedrijf

Voor DiUS was één van de belangrijkste kenmerken om naar te streven dat elk systeem met elkaar zou kunnen praten, zodat er een naadloze informatiestroom is gedurende de hele bedrijfscyclus.

Wat belangrijk was voor DiUS was om een partner te hebben die geïnteresseerd was om met hen samen te werken om zowel hun bedrijf te helpen als nuttige inzichten op te doen om hen in staat te stellen hun product te laten groeien.

"VOGSY's bereidheid om met ons samen te werken om extra functies te leveren, was erg belangrijk", zegt Coutet. "Het voelde altijd alsof er niets van tafel was. Ze staan altijd open voor suggesties over welke functies en toevoegingen het geweldig zou zijn om in het Platform te hebben.”

VOGSY

Efficienties nu en de toekomst

"DiUS bestaat al zo'n 18 jaar en heeft in deze periode een enorme groei doorgemaakt, tot het punt dat onze systemen de omvang en behoefte van het bedrijf niet langer konden ondersteunen." Zegt Clency Coutet, directeur en medeoprichter van DiUS.

Het was dus belangrijk dat een nieuw systeem het bedrijf nu en in de toekomst zou ondersteunen, met efficiëntie en betrouwbaardere actuele gegevens om gemakkelijker beslissingen te kunnen nemen.

Om nog maar te zwijgen van het besparen van vele uren per maand door het afstemmen van verschillende datapunten van meerdere systemen.

VOGSY Implementatie

User experience verbetert de cashflow

Een belangrijk kenmerk dat DiUS vanuit het bestaande systeem wilde repliceren, was een proces waarmee aan klanten wekelijkse urenstaatrapporten konden worden verzonden die rechtstreeks vanuit de e-mail konden worden goedgekeurd zonder dat de klant hoefde in te loggen op een portal. Dit was essentieel voor de soepele gebruikerservaring van DiUS-klanten van goedkeuringen en facturering en dat zorgde op zijn beurt voor een gezonde cashflow.

Emma Crowl: “We hadden een ontdekkingsgesprek, waarbij we met het VOGSY-team door ons bestaande proces stapten en wat we hen vroegen te ontwikkelen. Wat ons door VOGSY in een heel korte tijd werd geleverd, overtrof onze verwachtingen en zorgde ervoor dat we geen beat misten bij onze klanten toen we van systeem wisselden.”

VOGSY prestatiemonitoring

VOGSY integratie met Microsoft 365

Mon, 23 May 2022 23:59:56 +0200

VOGSY integratie met Microsoft 365

Na integratie met Google Workspace heeFt VOGSY nu ook een volledige integratie met Microsoft365. De VOGSY app is vanaf nu met integraties met Microsoft365, CRM systemen als SalesForce, Copper, Hubspot en Zoho CRM en met finance systemen als XERO, Twinfield en Exact Online beschikbaar.

Je kan VOGSY met Microsoft integratie snel implementeren, als je dat wilt, neem contact op met GeeFirm.

Meld je aan bij GeeFirm voor implementatie

Werk je met Microsoft365 of Workspace, VOGSY is jouw projectmanagement app

Werk je met verschillende project management tools voor tijdschrijven, offertes, projecten en facturatie? VOGSY biedt dit alles in één webapp. Inclusief het beheren van je pijplijn en opportunities, je projecten, de facturatie en inzicht in de business ontwikkeling: de gerealiseerde omzet versus de begroting. Met VOGSY realiseer je projecten op basis van fixed price, in regie, abonnementen of combinaties daarvan. VOGSY praat met CRM systemen, JIRA en met financiële apps als Exact Online en Twinfield voor je boekhouding. In VOGSY werk je met je vertrouwde apps als Word, Excel en Powerpoint of met Docs, Spreadsheets en presentations in Google Workspace. VOGSY heefte geavanceerde resourceplanning en revenue forecasting on board. VOGSY regelt het document management voor je, alles staat op de juiste plek in ONeDrive of Google Drive, bij je opportunity en je project.

Met VOGSY je document management in OneDrive

Als je werkt in projecten, detachering, op abonnementsbasis werkt voor je klanten en je werkt met Microsoft365, dan kan je nu snel en VOGSY installeren voor je project en portfolio management.

Je project calculeren, offerte uitbrengen, elektronisch laten tekenen, je poject plannen, resources inplannen. En je pijplijn aan opportunities beheren.

VOGSY heeft een geavanceerd resourceplanning systeem aan boord, waarmee je jezelf en je collega's eenvoudig inplant. Ook kan je taken defnieren die je aan je project toevoegt, die automatisch worden toegevoegd aan je timesheet. Flexibel en praktisch.

VOGSY

Maak je offertes en facturen met Word

Met VOGSY maak je eenvoudig je offertes in Word templates, voor de services die jullie serices organisatie levert. De offerte wordt automatisch gevuld met de gegevens van je klant en de gegevens van je quote. VOGSY biedt plek voor meerdere business units met eigen templates.

Je projecten kunnen zijn: fixed price, 'time and material' (regie projecten, nacalculatie) of abonnementen of combinaties daarvan.

VOGSY laadt het cost tarief voor je resources automatisch in. En bij het realiseren van het project kan je de uren, resterend budget en marge nauwgezet en real-time-online volgen.

Microsoft365 en VOGSY

Standaard charts en reports in Excel

VOGSY levert heel veel management informatie over uren, bezetting, omzet, pipeline en meer standaard in de VOGSY charts. Die kan je er preceis zo laten uitzien als jij wilt in Boards, die je kan delen met je collega's.

VOGSY levert daarnaast standaard reports over opportunities, projects, klanten en meer in Excel reports. Daarmee kan je aan de slag om te doen wat je ermee wilt doen. Wil je nog meer? Dan is er Big Query en Datastudio van Google om reports op te draaien vanuit de VOGSY database.

De progressie versus budget kan je per maand volgenin VOGSY, afgezet tegen het vorige jaar. Uiterst krachtige management informatie, altijd bij, en real-time on line. Op al je apparaten.

VOGSY prestatiemonitoring

Monitor je prestaties in VOGSY Charts

VOGSY heeft ingebouwde standaard Charts die het gehele project management proces afdekken. Van verkooppijplijn tot aan de beschikbaarheid van mensen, bezettingsgraad en de gezondheid van je projecten en prospects tot prognoses van je opbrengsten. Ook de complete Verlies& Winstrekening kan je inzien in VOGSY.

Detail analyses kan je standaard exporteren naar Excel en naar Google Spreadsheets met de VOGSY Add-On functie.

Boek een demo

Stuur je PSO met een norm bezettingsgraad

Sun, 16 Jan 2022 22:04:17 +0100

Waarom bezettingsgraad de sleutel is naar meer winst voor je PSO

Ongeacht de focus van een Professionele Services Organisatie (PSO) - van digitaal marketingbureau tot managementadviesbureau of software ontwikkelingsbedrijf, een PSO verkoopt voornamelijk tijd en de expertise van je team. Daarom heb je een expliciet model voor factureerbare resources nodig dat van toepassing is op elke werknemer in de hele organisatie. Daarvoor heb je de ‘bezettingsgraad’ nodig.

Lees het artikel op VOGSY View

Voor Professional Services Organisaties is de bezettingsgraad een belangrijke KPI

Bezettingsgraden zijn een maatstaf voor efficiëntie en productiviteit van een individu (of zelfs een hele PSO) bij het genereren van inkomsten ten opzichte van de beschikbare bandbreedte, verdeeld over een bepaalde periode.

In eenvoudiger bewoordingen weerspiegelt een bezettingsgraad het percentage van de werkuren van een werknemer dat aan een klant kan worden gefactureerd ten opzichte van hun algehele beschikbaarheid.

Is er een standaard of succesformule?

Helaas is het antwoord op deze vraag 'nee', en daar is een aantal redenen voor. Organisaties hebben vooral verschillende strategieën, dus formules voor (resource)gebruik variëren.

Neem PricewaterhouseCoopers of Deloitte, exploitanten van enorme en wereldwijde professionele diensten en adviesnetwerken. Hun medewerkers genereren inkomsten met langdurige opdrachten, vaak in klantomgevingen. Deze bezettingspercentages voor consulting zijn doorgaans erg hoog omdat de pijplijn met werk vol is, banen specifiek zijn en de prioriteit volledig ligt bij het genereren van inkomsten.

Lees verder op VOGSY View

Hoe bereken je de bezettingsgraad?

Om de bezettingsgraad van werknemers correct te berekenen, moet je begrijpen dat verschillende rollen verschillende tarieven hebben.

Iemand met leidinggevende taken zal bijvoorbeeld niet zo hoog scoren als iemand die rechtstreeks aan een project werkt.

Waarom? Je zou verwachten dat leidinggevenden een groot deel van hun tijd besteden aan het beheren van personeel en het uitvoeren van andere taken die niet rechtstreeks aan een klant kunnen worden gefactureerd.

VOGSY Whitepapers

Kan software de bezet- tingsgraad verhogen?

Gelukkig is er technologie beschikbaar die het creëren en behouden van bezettingsgraden, marges en winstgevendheid in een handomdraai inzichtelijk kan maken.

Tools zoals VOGSY zijn speciaal gemaakt met PSO's in gedachten. Professional Services Automation (PSA)-platforms maken iedereen in een PSO vrij door tijdrovende taken op het gebied van management, verkoop, financiën, operations en projectbeheer te automatiseren. Ze vergemakkelijken elke stap van de reis van offerte naar geld.

Meer weten over VOGSY

Geld verdienen met onkostenregistratie

Fri, 15 Oct 2021 13:31:05 +0200

Hoe verdien je geld voor je firma met onkosten declaraties?

B2B-servicebedrijven zijn altijd op zoek naar kostenbesparingen. Als CFO wordt je gevraagd aan te geven waar je bedrijf dat kan realiseren, dus je zoekt software voor het bijhouden van bedrijfskosten, zeker nadat je al dan niet wijdverbreide gevallen van verloren kwitanties en onjuist gerapporteerde uitgaven hebt ontdekt, die moeilijk te herleiden zijn tot projecten.

Lees het artikel op VOGSY View

De tevredenheid van werknemers neemt toe naarmate je ze sneller betaalt

Voor werknemers verveld en voor de CFO een opgave. Hoe organiseer je het proces van het indienen van declaraties, ´onkosten´, voor je werknemer? Als CFO zoek je als eerste naar een oplossing om de kosten goed bij te houden. Terwijl je niet weet welke declaraties er nog op je af komen om dat dit een bewerkelijk en langdurig proces is. Daar wil je dus van af. Van een geautomatiseerde onkostenregistratie mag je verwachten dat je onkosten eerder factureert aan opdrachtgevers en je bovendien eerder kan uitbetalen aan je werknemers. Een win-win. Geïntegreerde onkostenregistratie in je PSA software gaat je dat zeker brengen.

Waarom je software nodig hebt voor onkosten

Iedereen heeft er baat bij, CFO, projectmanagers, projectteams

Nauwkeurige registratie in een geautomatiseerd proces
Klanten worden direct gefactureerd
Alle gegevens op één plek, zodat je nauwkeurig kan analyseren
Tijdsbesparing in het proces
Digitalisering zorgt voor minder werk en opslagkosten van documenten

Lees verder op VOGSY View

Wat zijn de uitdagingen qua 'expenses accounting'

Doorbreken van de foutgevoeligheid en bewerkelijkheid van verloren en vergeten bonnen. Registratie aan de bron - digitaal - is de norm. En verwerking in spreadsheets is ongewenst. De tijd die je aan dit proces besteedt, voegt weinig toe. Ook wachten op creditcard overzichten kost alleen maar tijd. Je wilt je klant kunnen factureren zodra de uitgave is gedaan. Zonder daartoe ingerichte software kan je dit niet bereiken.

Wat je nodig hebt is dat al je data eenvoudig zichtbaar zijn en geïntegreerd over je volledige bedrijfsvoering. Inzet van Professional Services Automation helpt daarbij.

VOGSY Whitepapers

De ROI voor onkosten registratie software

'Expense tracking software' kent een hoge ROI. De kern is dat uitgaven beter verantwoord worden en vanuit projecten kunnen worden doorbelast naar klanten.

De tijd die je bij de professionals wint, kan gemakkelijk worden omgezet in facturabele tijd.

En voor de CFO is het voordeel dat er volledig inzicht is in expenses, budgetten en doorbelastingen. Ook kan je gemakkelijker het beleid bijstellen, wanneer dat nodig is.

Meer weten over VOGSY

Excellente Projectmanagers

Wed, 01 Sep 2021 13:35:21 +0200

Projectmanagers moeten excelleren in verwachtingsmanagement

Onlangs heeft Mark van Leeuwen, CEO van VOGSY, een poging gedaan een holistisch overzicht op te stellen van de vreemde en wonderlijke wereld van projectmanagement. Hij signaleert ook enkele duidelijke verbeterpunten voor zelfs ervaren projectmanagers.

Lees het artikel op VOGSY View

Professional Services Organisaties ´live-and-die´ met de kracht van hun projectmanagers

Projectmanagers hebben de complexe taak een resultaat in vaak korte tijd neer te zetten, met gelimiteerde middelen. Je moet dan goed zijn in 1000 dingen, waarvan de belangrijkste zijn:

Communicatie met teams en stakeholders
Management van verwachtingen
Een kei zijn met middelen en mensen

Waarom communicatie zo belangrijk is

De projectmanager is aanspreekpunt van de de opdrachtgever, management, projectleiders en soms ook het bestuur van het bedrijf. Ze moeten:

kunnen onderhandelen over de definitie van succes voor het project
scheidsrechter zijn bij interpersoonlijke conflicten en navigeren met moeilijke persoonlijkheden
verschillende werkstijlen motiveren
goede verstandhouding onderhouden met de PM's van andere projecten
klanteisen vertalen naar projectaanvragen
"Nee" zeggen op een manier die niet iedereen afsluit

Lees verder op VOGSY View

Excelleren in management van verwachtingen

Projectmanagement is succesvol wanneer het project op tijd en binnen het budget van start gaat, terwijl het team en de klant tevreden blijven. Ja, dat is een hele opgave - daarom is het zo moeilijk om projectmanager te zijn!

Eén van de meest kritische, maar over het hoofd geziene vaardigheden voor elke projectmanager is het managen van de verwachtingen van de klant en het team.

Verwachtingsmanagement is een mooie manier om te zeggen dat de projectmanager een duidelijk beeld heeft van de reikwijdte, het budget en de tijdlijn van het project, en de klant en het team gedurende het hele proces binnen die parameters kan ruziën.

VOGSY Whitepapers

Kei zijn in mensen en middelen management

Het gebruik van middelen is cruciaal voor projectsucces Als projectmanager moet je weten welke middelen (mensen, tools, materialen, etc.) beschikbaar zijn en hoe deze budget en tijdlijn beïnvloeden. Een slim projectplan is mooi, maar zonder de juiste mensen en vaardigheden is het allemaal voor niets.

De zorgen voor juiste middelen levert project-managers vaak enorme hoofdpijn. Het is tijdrovend om urenstaten en beschikbaarheid bij te houden en af te stemmen op het projectplan. Hoe meer mensen betrokken zijn, hoe makkelijker je fouten maakt. Steeds meer projectmanagers beginnen dit proces te automatiseren met behulp van professionele services-automatiseringstools (PSA's) zoals VOGSY..

Meer weten over VOGSY

Vijf manieren om financieel management te verbeteren in professional services

Wed, 01 Sep 2021 13:35:21 +0200

Gebruik technologie om alle project fundamentals onder één dak te brengen

Tijd is geld in professional services,in consulting, marketing, advertising en digital. Onderzoek wijst uit dat het onvermogen van services firma's om daadwerkelijk grip te krijgen op het fenomeen 'tijd' hen veel geld kost. Niet zelden maken spreadsheets en ouderwets handwerk de dienst uit, als het gaat om running the business.

TIjd voor een betere manier van werken in Professional Services

Hoeveel grip heb jij op het financieel management in je services firma?

Het financieel management van een professionele dienstverlener is altijd een uitdaging. Je komt altijd tijd en middelen tekort. Er is capaciteit te beheren, een factuurstroom te managen, kostprijs te bewaken. En natuurlijk partners en seniors achter de broek zitten om informatie te verkrijgen en acties te versnellen. En medewerkers die hun uren niet op tijd inleveren. Je bent voortdurend aan het boeken, plannen, afstemmen, rapporteren en continue aan het forecasten. En dat alles in vele tools, spreadsheets en formats.

Welke problemen en uitdagingen zijn er

Welke problemen en uitdagingen kent het financieel management?

KPI's zijn onvoldoende bepaald of niet goed te volgen en niet realtime beschikbaar
Facturering verloopt te traag
Geen grip op de pijplijn en vereiste capaciteit
Onvoldoende tracking tegen projectbudget
Gebrekkige kwaliteit van rapportages

Lees verder op VOGSY View

Tijd voor een andere manier van werken

Wat je nodig hebt is dat al je data eenvoudig zichtbaar zijn en geïntegreerd over je volledige bedrijfsvoering. Inzet van Professional Services Automation helpt daarbij.

De opbrengst: betere informatie, betere beslissingen, een 'single truth' in je bedrijf, inzichten in alle projecten en in de pijplijn. En een hogere factureringsgraad van de beschikbare mensen en uren. Dus: een hogere omzet per periode.

VOGSY Whitepapers

5 manieren voor een beter financieel management

Krijg grip op je key metrics
Kom in control over het billing process
Focus op de kwaliteit van je omzet
Houdt 'over-delivery' goed in de greep
Pak het integraal aan: van 'quote-to-cash'

Meer weten over VOGSY

Beter plannen met placeholders: optimaliseer je projectbeheer!

Sun, 27 Jun 2021 21:55:10 +0200

Gebruik placeholders om beter te plannen

Als je wilt dat je bedrijf voorspelbaar werkt, moet je je capaciteitsplanning voor projecten vroeg beginnen. Vaak voordat je weet wie het werk gaat doen. Maar in de praktijk houdt men vaak vast aan het 'best-practice' inzicht dat je pas mensen alloceert als de opdracht getekend is en je weet wie het werk gaat doen. Door gebruik te maken van placeholders voor mensen die er nog niet zijn, kan je goed zicht houden op je capaciteitsbehoefte en krijg je meer grip op je planning.

Breng je capaciteitsplanning op orde met placeholders

Met ERP voor Professional Services kunnen je teams hun services efficiënt en met hoge marges leveren

Met een eenvoudige oplossing binnen je ERP kan je de capaciteitsplanning van je teams en je organisatie sterk verbeteren. Voeg placeholders toe voor rollen als 'projectmanager', 'ontwerper' en andere typische rollen. Dat stelt je in staat effectief te plannen, betrouwbaar inzicht te krijgen in de behoefte aan mensen voor de komende maanden. Je organisatie kan daarmee gemakkelijker de projecten voltooien en omzetdoelen behalen.

Voordelen van een placeholder tool

Welke voordelen heeft een placeholder tool voor de planning van je projecten en capaciteit?

Simpele, snelle en accurate capaciteitsplanning
Optimaal gebruik van beschikbare mensen
Beperkt risico van ineffectief budgetteren
Vasthouden aan het 'oude'

Lees verder op VOGSY View

Welke stappen zijn er in de resourceplanning?

Definieer je medewerkers typologie
Creëer placeholders
Analyseer recente costrates en salesrates
Alloceer medewerkers
Check je capaciteitsplanning
Verander placeholders in echte medewerkers

Download het artikel

Vraag meer van je software

Op basis van klantinput heeft het VOGSY team de placeholders ontwikkeld, om resourcebeheer en vroege projectplanning eenvoudiger dan ooit te maken.

Ben je VOGSY gebruiker en wil je aan de slag met placeholders, maak dan tijdelijke profielen aan bij het tabblad 'werknemers' in de back-office. Wil je meer weten, neem contact op met ons team.

Meer weten over VOGSY

Hou je ERP project op de rails

Mon, 07 Jun 2021 16:05:30 +0200

Behoed je ERP project voor falen

Lukt je ERP implementatie, dan heb je goud in handen: efficiency, geen data silo's en een 'single truth' voor iedereen. Maar voordat je daar bent is het project vaak bijna of geheel ontspoord. Hoe komt dat en hoe kan je dat voorkomen?

ERP implementatie uitdagingen in Professional Services

Hoe gaat het met jouw ERP-inspanningen?

Of je nu CEO bent die de scope voor zijn ERP project aan het bepalen is of je bent CIO bij het selecteren van ERP-software, er zal je veel aan gelegen zijn om je ERP-project te laten slagen en je zal het project actief voor falen willen behoeden. Dit artikel beschrijft de oorzaken van het falen van ERP-projecten en helpt je jouw ERP project op de rails te houden.

Welke problemen en uitdagingen zijn er

Met welke problemen en uitdagingen worden dienstverleners geconfronteerd in ERP-projecten?

Het ERP project kost meer tijd en geld
Mensen hebben moeite met nieuwe software
Patstelling bij beslissingen
Vasthouden aan het 'oude'

Lees verder op VOGSY View

Wat is de hoofdoorzaak dat ERP-projecten falen

Meestal mislukt de ERP-implementatie vanwege de botsing tussen ons verlangen om de dingen beter te laten worden en onze natuurlijke neiging te blijven werken zoals we gewend zijn.

Download het artikel

Hoe ga je de uitdagingen te lijf?

Eerst organiseren, dan pas automatiseren
Zorg voor het juiste projectteam
Verzeker je van leiderschap en begeleiding
Communiceer de ERP-visie en doelen
Geef prioriteit aan gebruikers hulp
Kies een gebruiksvriendelijk ERP
Dat eenvoudig te implementeren is

Meer weten over VOGSY

Quote-to-Cash: sleutel naar groei voor een services firma

Fri, 23 Apr 2021 16:58:08 +0200

Stroomlijn het werk waarmee je je geld verdient

Bedrijven die groeien en vlot geld verdienen, ongeacht het economisch klimaat, praten minder en ondernemen meer actie. Hoe? Door activiteiten te stroomlijnen waarmee ze geld verdienen: het ophalen, uitvoeren en factureren van projecten. Ofwel het 'quote-cash' proces.

Lees het uitgebreide artikel

Denk aan het quote-to-cash proces als een estafette race

Vanaf het moment dat je verkopers een service aanbieden tot het moment dat je het geld in handen hebt, zijn je teams bezig met quote-to-cash. Dat is de term die wordt gebruikt om te verwijzen naar alle bedrijfsprocessen die plaatsvinden tijdens de verkoop, levering en facturering van services. Ofwel de levensader van je dienstverlenende onderneming.

Als je denkt aan het Quote-to-cash-proces als een estafette race, dan krijg je een goed beeld van hoe het werkt. Je team bestaat uit renners die het klant-project stokje doorgeven vanaf de initiële quote tot aan de laatste factuur.

Quote/Cash (Q2C) is een estafette race

Samenwerken in een estafette race doe je vooral door goed op te letten en het stokje tijdig door te geven. Van verkoop naar planning, naar service delivery, van service delivery naar support en naar het versturen van de factuur.

Als je dit proces op de juiste wijze verankert, laat je geen tijd en geen geld liggen en loopt alles gesmeerd. Stuur je er niet op, dan blijft er veel waarde liggen.

Lees het uitgebreide artikel over Q2C

Waarop moet je letten in de praktijk?

Grootste gevaar is dat iedereen met de beste bedoelingen zijn eigen optimalisaties aanbrengt voor zijn eigen werkterrein. Verkoop, Diensten, Support, Administratie. Dan wordt het moeilijk om het stokje goed door te geven en wordt het proces dus vertraagd.

En in dienstverlening geldt: wat tijd kost, kost de dienstverlener geld. Dat kan de dood in de pot zijn voor een groeiend bedrijf.

Neem contact op met GeeFirm Support

Hoe moet je het Q2C proces verbeteren?

Vooral een solide Q2C Softwaretool kan je helpen om het proces te stroomlijnen, door gerichte informatievoorziening, alerting en je teams tijdig en volledig te informeren over klanten, projecten, budgetten en marges.

Een tool zoals VOGSY automatiseert taken als het opvolgen van een ontvangen handtekening van een klant op een offerte naar een project en vanuit bestede uren naar facturering.

Meer weten over wat VOGSY voor je kan doen?